Przechowywanie dokumentacji medycznej

Na stronie internetowej Rzecznika Praw Pacjenta w dniu 09.09.2022 r. ukazała się informacja dotycząca kwestii związanych z przechowywaniem dokumentacji medycznej:

Czy szpital może nałożyć na pacjentów obowiązek składania rzeczy wartościowych, w tym środków pieniężnych, do depozytu szpitalnego? Czy ma prawo ograniczać im dostęp do tych rzeczy w trakcie hospitalizacji?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, placówki medyczne udzielające świadczeń zdrowotnych prowadzą dokumentację medyczną w postaci elektronicznej. Dokumentacja może być prowadzona również w postaci papierowej, jeżeli przepisy prawa tego wymagają lub jeśli warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej [1].

Każdy pacjent ma prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej. Z kolei każdy podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych ma obowiązek udostępniać dokumentację medyczną pacjentom, właściwie ją prowadzić, a także odpowiednio przechowywać – chroniąc dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą lub dostępem osób nieupoważnionych [2].

Od 4 maja 2019 r. pierwsza kopia dokumentacji medycznej musi być udostępniana pacjentowi przez podmiot leczniczy za darmo. Udostępnienie dokumentacji do wglądu na miejscu, po uprzednim uzgodnieniu terminu, jest bezpłatne.

Co do zasady dokumentację medyczną przechowuje się przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu [3]. Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej nie powinna być przechowywana w miejscach, które nie dają gwarancji jej bezpieczeństwa oraz zachowania integralności, zarówno pod względem ochrony danych osobowych pacjentów (dostęp osób nieuprawnionych), jak również ze względu na możliwość jej zniszczenia (zalanie wodą, negatywny wpływ czynników zewnętrznych i atmosferycznych), w szczególności w sąsiedztwie urządzeń wentylacyjnych, sanitarnych oraz innych instalacji wewnątrz budynku.

Stanowisko Rzecznika Praw Pacjenta w tej sprawie potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 10 maja 2017 r., VII SA/Wa 361/17, cyt.: Przechowywanie ww. dokumentacji medycznej w <pomieszczeniu z dojściem do maszynowni windy, do obsługi urządzeń wentylacyjnych, i do skrzynki alarmowej, centrali studiu […]>, w lokalu przy ul. […] w […] nie stanowi o zapewnieniu odpowiednich warunków zabezpieczających tą dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Konieczność konserwacji ww. urządzeń może spowodować, że dostęp do tej dokumentacji będą miały osoby wykonujące ww. czynności a więc osoby nieupoważnione. W dodatku dokumentacja ta nadal jest narażona na zniszczenie, utratę lub uszkodzenie.

[1] § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

[2] § 1 ust. 7 ww. rozporządzenia

[3] art. 29 ww. ustawy

(Źródło: https://www.gov.pl/web/rpp/prawo-pacjenta-do-dokumentacji-medycznej–w-jakich-warunkach-powinna-byc-przechowywana-dokumentacja-medyczna-pacjentow-przez-podmioty-udzielajace-swiadczen-zdrowotnych)

https://www.gov.pl/web/rpp/depozyt-szpitalny–prawa-pacjenta-obowiazki-szpitala)